Rüşvet, Yolsuzlukla Mücadele ve Etik Davranış Politikası

1. Amaç

Bu politikanın amacı; Vigosec Geçiş Kontrol ve Güvenlik Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. çalışanları, yöneticileri, iş ortakları, tedarikçileri, bayileri, alt yüklenicileri ve şirket adına hareket eden üçüncü taraflar için rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin temel kuralları belirlemektir.

Vigosec, faaliyetlerini dürüstlük, güvenilirlik, şeffaflık, hesap verebilirlik ve etik davranış ilkeleri çerçevesinde yürütmeyi taahhüt eder. Şirketimiz, herhangi bir iş fırsatı, ticari avantaj, satış, ihale, tedarik, izin, onay veya işlem kolaylığı elde etmek amacıyla doğrudan ya da dolaylı şekilde rüşvet verilmesini, alınmasını, teklif edilmesini veya talep edilmesini kabul etmez.

2. Kapsam

Bu politika aşağıdaki kişi ve gruplar için geçerlidir:

• Şirket ortakları, yöneticileri ve çalışanları.
• Satış, pazarlama, satın alma, proje, teknik servis, montaj ve operasyon ekipleri.
• Bayiler, tedarikçiler, distribütörler, üreticiler, alt yükleniciler ve danışmanlar.
• Şirket adına hareket eden temsilciler, aracılar ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları.
• Kamu kurumları, özel sektör müşterileri, uluslararası müşteriler ve iş ortaklarıyla yürütülen tüm ticari ilişkiler.

3. Temel İlkeler

4. Tanımlar

Rüşvet

Bir kişinin görevini kötüye kullanması, bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması, geciktirmesi veya belirli bir kişi lehine karar vermesi amacıyla para, hediye, menfaat, komisyon, hizmet, ağırlama, seyahat, indirim, bağış veya benzeri herhangi bir avantajın verilmesi, teklif edilmesi, talep edilmesi veya kabul edilmesidir.

Yolsuzluk

Kişinin görev, yetki veya konumunu özel menfaat sağlamak amacıyla kötüye kullanmasıdır. Yolsuzluk; rüşvet, zimmet, usulsüz komisyon, sahte belge, çıkar çatışması, kayıt dışı ödeme, ihaleye fesat karıştırma veya benzeri etik dışı davranışları kapsayabilir.

Kolaylaştırıcı Ödeme

Rutin bir işlemi hızlandırmak, gecikmeyi önlemek veya normalde yapılması gereken bir işlemin yapılmasını sağlamak amacıyla resmi veya özel kişilere yapılan küçük tutarlı dahi olsa usulsüz ödemelerdir. Vigosec bünyesinde kolaylaştırıcı ödemeler yasaktır.

5. Yasaklanan Davranışlar

Aşağıdaki davranışlar Vigosec politikalarına aykırıdır:

• Bir müşteriye, kamu görevlisine, tedarikçiye veya üçüncü tarafa iş avantajı sağlamak amacıyla para veya menfaat teklif etmek.
• Satış, ihale, satın alma, proje, servis veya tedarik sürecini etkilemek amacıyla hediye, komisyon, ödeme veya avantaj sağlamak.
• Kayıt dışı ödeme yapmak, sahte veya yanıltıcı fatura düzenlemek ya da gerçeğe aykırı muhasebe kaydı oluşturmak.
• Kolaylaştırıcı ödeme yapmak veya talep etmek.
• Şirket kaynaklarını kişisel menfaat, siyasi faaliyet, uygunsuz bağış veya etik dışı amaçlarla kullanmak.
• İhale veya teklif süreçlerinde gizli bilgi paylaşmak, rekabeti bozmak veya usulsüz anlaşma yapmak.
• Bir çalışanın veya iş ortağının kişisel ilişkilerini kullanarak haksız avantaj elde etmesi.
• Hediye, ağırlama, seyahat veya davetleri karar alma süreçlerini etkileyebilecek şekilde kullanmak.

6. Hediye, Ağırlama ve Temsil Giderleri

İş ilişkileri kapsamında makul, sembolik ve ticari nezaket sınırları içinde kalan hediyeler veya ağırlamalar kabul edilebilir. Ancak bu tür uygulamalar hiçbir şekilde iş kararlarını etkileme, haksız avantaj sağlama veya tarafsızlığı zedeleme amacı taşımamalıdır.

Kabul Edilebilir Uygulamalar

• Sembolik değerde kurumsal tanıtım ürünleri.
• Makûl seviyede iş yemeği veya toplantı ağırlaması.
• Şeffaf, kayıt altına alınabilir ve ticari teamüllere uygun temsil giderleri.

Kabul Edilemez Uygulamalar

• Nakit para, hediye çeki, altın, döviz veya nakde çevrilebilir menfaatler.
• İhale, teklif veya satın alma kararını etkileme amacı taşıyan hediyeler.
• Aile bireylerine, yakınlara veya üçüncü kişilere sağlanan uygunsuz menfaatler.
• Lüks seyahat, konaklama, tatil veya olağan ticari sınırları aşan ağırlama giderleri.
• Gizli, kayıtsız veya açıklanması halinde şirket itibarını zedeleyecek hediyeler.

7. Çıkar Çatışması

Çıkar çatışması; çalışan, yönetici veya üçüncü tarafın kişisel, ailevi, finansal veya ticari menfaatleri ile şirketin menfaatleri arasında çatışma oluşması veya oluşmuş gibi görünmesi durumudur.

• Çalışanlar, kendileri veya yakınları ile bağlantılı şirketlerin tedarikçi, müşteri veya alt yüklenici olarak değerlendirilmesi halinde durumu bildirmelidir.
• Satın alma ve tedarikçi seçim süreçlerinde objektif kriterler esas alınmalıdır.
• Şirket kaynakları, ekipmanları, bilgileri ve ticari ilişkileri kişisel menfaat için kullanılamaz.
• Çıkar çatışması ihtimali bulunan durumlarda ilgili kişi karar sürecinden çekilmelidir.

8. İhale, Teklif ve Kamu Kurumlarıyla İlişkiler

Vigosec, kamu ve özel sektör ihaleleri ile teklif süreçlerinde dürüstlük, şeffaflık, eşitlik ve adil rekabet ilkelerine uygun hareket eder.

• İhale dokümanları, teknik şartnameler ve teklif süreçleri gizlilik ve dürüstlük ilkelerine uygun yürütülür.
• Kamu görevlileriyle ilişkilerde mevzuata, etik kurallara ve resmi prosedürlere uygun davranılır.
• İhale sonucunu etkilemek amacıyla hediye, ödeme, ağırlama, bağış veya menfaat sağlanamaz.
• Rakiplerle fiyat belirleme, pazar paylaşımı, teklif koordinasyonu veya rekabeti sınırlayıcı anlaşma yapılamaz.
• Teknik uygunluk, kalite, fiyat, teslim süresi ve servis kabiliyeti gibi objektif kriterler esas alınır.

9. Tedarikçiler, İş Ortakları ve Üçüncü Taraflar

Vigosec; tedarikçi, bayi, distribütör, danışman, alt yüklenici ve temsilci seçiminde etik davranış, güvenilirlik, teknik yeterlilik, ticari itibar ve mevzuata uyum kriterlerini dikkate alır.

• Üçüncü taraflardan Vigosec etik standartlarına uygun davranmaları beklenir.
• Şirket adına hareket eden üçüncü taraflar rüşvet, usulsüz komisyon veya kayıt dışı ödeme yapamaz.
• Tedarikçi ve iş ortaklarıyla yapılan ödemeler gerçek hizmet veya ürün karşılığı olmalı ve belgelendirilmelidir.
• Şüpheli, olağan dışı veya ekonomik gerekçesi bulunmayan ödeme talepleri kabul edilmez.
• Gerekli görüldüğünde tedarikçilerden etik ilkelere uyum taahhüdü alınabilir.

10. Kayıt, Muhasebe ve Belgelendirme

Tüm ticari işlemler doğru, eksiksiz, şeffaf ve denetlenebilir şekilde kayıt altına alınmalıdır. Gerçeğe aykırı fatura, sahte belge, kayıt dışı ödeme, yanıltıcı açıklama veya muhasebe kayıtlarında manipülasyon kabul edilmez.

• Ödemeler gerçek ürün, hizmet veya sözleşme ilişkisine dayanmalıdır.
• Temsil, ağırlama, seyahat ve danışmanlık giderleri uygun belgelerle desteklenmelidir.
• Nakit ödeme ve kayıt dışı işlem taleplerine karşı dikkatli olunmalıdır.
• Muhasebe ve finans kayıtları mevzuata ve şirket içi prosedürlere uygun tutulmalıdır.

11. Bildirim Mekanizması ve Misilleme Yasağı

Çalışanlar, iş ortakları, tedarikçiler veya diğer ilgili kişiler; rüşvet, yolsuzluk, çıkar çatışması, etik ihlal veya şüpheli davranışları iyi niyetle bildirebilir.

12. Politika İhlalleri ve Yaptırımlar

Bu politikaya aykırı davranışlar, olayın niteliğine göre disiplin süreci, sözleşmenin feshi, iş ilişkisinin sonlandırılması, tedarikçi/iş ortağı ilişkisinin askıya alınması veya hukuki süreçlerin başlatılması ile sonuçlanabilir.

• Çalışanlar bakımından iş hukuku ve şirket içi disiplin süreçleri uygulanabilir.
• Tedarikçi ve iş ortakları bakımından sözleşme hükümleri çerçevesinde yaptırım uygulanabilir.
• Suç şüphesi bulunan durumlarda yetkili mercilere bildirim yapılabilir.
• Şirket itibarına, müşterilere veya üçüncü kişilere verilen zararlar için hukuki haklar saklıdır.

13. Şirket Bilgileri ve İletişim

14. Yürürlük ve Güncelleme

Bu politika, yayımlandığı tarih itibarıyla yürürlüğe girer. Vigosec, mevzuat değişiklikleri, şirket süreçleri, müşteri ve tedarikçi ilişkileri veya kurumsal yönetim ihtiyaçları doğrultusunda bu politikayı güncelleyebilir.

Son güncelleme tarihi: 08.07.2026